| Killefit consult consultant sourcing and project management SME Interventions Ltd. U.K. - Experts + Projects S.A. CR | ||
| "MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN PARAGUAY" | ||
| Country/ Location of the position | Paraguay | |
| Status/Reference | FWC | |
| Agency/Donor | EC | |
| Experts | E1 | Un Experto(a) de categoría "senior", Experto(a) en Proyectos en el sector público con experiencia en formulación, ejecución y evaluación de proyectos, |
| E2 | Un Experto(a) de categoría "junior", Experto(a) socio, con experiencia en América Latina (indispensable) en planificación, ejecución y evaluación de proyectos | |
| E3 | | |
| E4 | | |
| Duration of project | 36 días | |
| Commencement of project | 02 de mayo de 2011 | |
| Duration of mission | 26 wd | |
| Required language | Fluency in Spanish. | |
| Application Deadline | 12.04.2011. Recruitment starts immediately upon publication of this vacancy announcement, posts may be filled already before the indicated application deadline. | |
| ToR | Shown hereunder | |
| Eligible Nationalities | All | |
| Observations | Only short listed consultants will be replied to. Please apply only if you fulfill all requirements for the vacant position All experts must have at least regional experience Sending us your application is a commitment and we expect you to be available for the mission you are applying for. | |
| APPLICATION | ||
| Only short listed consultants will be replied to. If you wish to submit your candidature, please send us: 1 - Your up dated and position-adjusted CV in EU AID format, in the language of vacancy and as word.doc detailing qualifications, experience in similar assignments 2 - The country, no of position/field (s) you will apply for in the subject line of message 3 - Your daily/monthly fee (EUR) without the living allowances. 4 - Your communication details (Mobil, phone, etc.) Suggestions: Please make sure, that the experience requested is also shown "Description" section 14 of your CV. As the selections are very strict and paper based, we request you to prepare your CV in the right format and detail all the relevant experience under the Professional experience table as much as possible. There is no problem if your CV is long, the most important is to prepare so that it describes clearly your experiences relevant to the mission. (Your CV has to sell you!) Restrictions: In case consultants are short listed, they must be able to provide documentary evidence for educational and professional items in their CVs (copies of diplomas, copies of employers' reference letters, etc.). Documents that are not available in English have to be accompanied by a faithful translation. This is mandatory requirement for Europe Aid tenders. | ||
| DESCRIPTION | ||
| TERMINOS DE REFERENCIA MISION DE EVALUACIÓN FINAL DEL PROYECTO N° ALA/2004/016-868 "MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN PARAGUAY" CONTRATO MARCO BENEFICIARIOS 2009- LOTE 7 (Comercio, normas y sector privado) EuropeAid/127054/C/SER/multi I. ANTECEDENTES Objetivos del Proyecto El objetivo general del proyecto "Modernización de la Administración Pública en Paraguay" (MAP) consiste en la modernización institucional de las Administración Pública en la Republica del Paraguay. Objetivos Específicos Mejorar las relaciones entre la Administración Pública y los ciudadanos y las Mediana y Pequeñas Empresas (MPYMES), incrementando el nivel de transparencia, seguridad jurídica y eficiencia administrativa en el contexto de una estrategia integral de modernización. Contenido de las Acciones Componente I: Empoderamiento ciudadano Consistente en identificar, clarificar, validar y publicar los principales trámites administrativos de forma que la ciudadanía conozca sus derechos y obligaciones con relación a los servicios brindados por los organismos del Poder Ejecutivo, mediante el acceso fácil a la información sobre trámites y procedimientos. Componente II: Simplificación y reingeniería Consiste en la identificación y simplificación de los trámites administrativos más frecuentemente solicitados por la ciudadanía, y en especial por la mujer y la población indígena, así como los de constitución y funcionamiento de las micro, pequeñas y medianas empresas. Componente III: Fortalecimiento institucional y social A fin de fomentar la capacidad institucional en el Estado y en la sociedad para proveer la transparencia, la seguridad y la eficiencia en las relaciones entre la administración pública, los ciudadanos y las empresas, se pondrá en funcionamiento una red/centros de información y atención ciudadana (CIACs) a nivel nacional. Asimismo se fortalecerán las capacidades de dialogo y participación activa de los grupos sociales implicados. Organización La Unidad Técnica de Modernización de la Administración Pública (UTMAP), que es el órgano ejecutivo del Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública (CPMAP) y que depende de la Presidencia de la República del Paraguay, ejecuta el Proyecto MAP. Formalmente, en base a la firma del convenio de financiación (CF), el Ministerio de Relaciones Exteriores (Beneficiario) asume ante la Comisión las responsabilidades derivadas del Convenio de Financiamiento. Estructura de gestión El Beneficiario, conservando la responsabilidad frente a la Comisión, delega la ejecución de las actividades del programa a una Unidad de Gestión del Proyecto (UGP). Esta Unidad incorpora al personal nacional del Proyecto y al personal de la Asistencia Técnica Internacional. En este caso la UGP es la misma UTMAP. Dicha institución tendría que gestionar y coordinar varios proyectos de modernización del estado, bajo la supervisión de su Director Ejecutivo. Cada proyecto tendría que tener un director. La realidad actual es que la UTMAP tiene a su cargo 3 proyectos financiados por donantes internacionales (México, Corea del Sur y BID) para los cuales la UTMAP desempeña directamente el papel de UGP. El proyecto MAP de la Comisión Europea acaba de terminar su fase de ejecución (31-12-2010) y por largo plazo fue el único en la cartera de la UTMAP. Cabe mencionar que la figura del director del proyecto MAP, previsto en las Disposiciones Técnicas y Administrativas (DTAs), anexo al convenio de financiación, nunca ha sido creada (la contraparte local tenía que organizar un concurso público para el nombramiento de este cargo); por esta razón el Director Ejecutivo de la UTMAP ha sido, de hecho, el director del proyecto. A la fecha de aprobación del POA 03 (Septiembre-2010) el equipo nacional estaba compuesto por 22 funcionarios de la administración nacional. La dedicación del personal local al proyecto fue exclusiva y a tiempo completo. El equipo de Asistencia Técnica Internacional (ATI) estuvo compuesto por un(a) jefe(a) de equipo, y un(a) administrador(a), ambos/as expertos de largo plazo. Asimismo, se previeron misiones de Asistencia Técnica Internacional de corto plazo (entre 6 y 12 meses) en diversos sectores de actividad, por un total de 5 expertos. La Asistencia Técnica Internacional prestó sus servicios al Beneficiario a través del Director del Proyecto. En la actual fase de cierre del proyecto MAP, la ATI asesora la UTMAP a través de la administradora cuya permanencia finalizará el 31 de marzo de 2011. El Comité Consultivo previsto en las DTAs del convenio nunca fue establecido. Financiación El monto total del proyecto es de 7.500.000 EUR, aportados por la Comisión Europea (6.000.000 EUR) y el Beneficiario (1.500.000 EUR). Localización y Duración La UGP se ubica en Asunción. Las actividades del proyecto se han desarrollado en la capital y, parcialmente, en otros departamentos de Paraguay en los cuales se ubicarán los CIACs (Centros de atención al ciudadano). En base a las condiciones particulares del Convenio de Financiación la ejecución del proyecto tenía que empezar "a partir de la entrada en vigor del convenio", que se cumplió un año después de la firma del mismo (25 01 2006), a través la ratifica por el Parlamento Nacional del Convenio (05 03 2007). El inicio de la ejecución del proyecto tuvo lugar en la fecha del 15 06 2007. Teniendo en cuenta el retraso, el 29 10 2007 se procedió a una primera extensión del Convenio de Financiación hasta el 15 12 2009. El 30 07 2010 se procedió a una segunda y ultima extensión del CF hasta el 31 12 2010. Los contratos que aplican el Convenio de Financiación han sido firmado ante del 15 12 2008 (fecha limite de contratación ), conforme al Art. 5 de las Condiciones Particulares del Convenio de Financiación. Comentarios Generales sobre la Ejecución del Proyecto Entre la firma del Convenio y su entrada en vigor pasaron casi 15 meses. La consecuencia de esta situación fue una demora importante en las actividades del proyecto. En 15 05 2007 se firma el contrato con la ATI, compuesta por 2 expertos de largo plazo y 5 expertos de corto plazo, que empieza a ser ejecutado desde el 04 06 2007. El objetivo principal del proyecto en esta fase fue de armar los pliegos de las licitaciones y lanzarlas, para que se puedan firmar los contratos ante de la fecha d+3, prevista para el 15 12 2008. Sin embargo, el proyecto fue afectado por importantes modificaciones en su estructura de ejecución. En primer lugar en agosto 2008, después de las elecciones políticas nacionales, se creó por Decreto Presidencial una nueva UTMAP dependiente del Ministerio de Hacienda y se suprimió el CPMAP. Asimismo, se decidió el nombramiento de un nuevo Director Ejecutivo de la UTMAP, de hecho, el Director del proyecto (teniendo en cuenta que nunca se nombro formalmente el Director / a del mismo). La composición del personal de la UTMAP sufrió también notables cambios. Sucesivamente (octubre 2008) la UTMAP pasó nuevamente bajo la tutela de la Presidencia de la República y se creó a través de otro Decreto Presidencial un nuevo CPMAP. En este entonces, el Director Ejecutivo presentó su renuncia y se nombró un nuevo Director (el tercero). Dicha situación se produjo a menos de tres meses de la fecha n+3 dejando el proyecto en una situación difícil con todos los procesos licitatorios en curso. El actual Director fue formalmente nombrado solamente el 29 10 2010 y el CPMAP reestructurado el 28/10/2010 , ambos en base a Decretos de la Presidencia de la República. Cabe destacar que también la ATI tuvo varios cambios de personal. El 15 11 2008 el Jefe ATI renunció, y fue substituido por un Jefe ATI interino, que fue confirmado a comienzo de 2009 y ha concluido su actividad de consultaría en diciembre de 2010. Otros expertos de corto plazo también dejaron el cargo pero fueron todos remplazados (expertos en derecho administrativo, experto en TICs y el experto en reingeniería de procesos). Cabe destacar que el experto en resoluciones de conflictos fue nombrado Jefe ATI interino y, en fin, confirmado en este cargo siendo substituido por otro experto hasta mayo 2010, cuando la UG no consideró más necesaria esta figura técnica. En fin, de las 15 licitaciones previstas se adjudicaron 10 contratos; 3 no dieron lugar a contratos por no haber recibido ofertas que cumplieron con los requisitos mínimos exigidos , una se anuló y para otra se autorizó la contratación directa. Luego de un gran esfuerzo se logró llegar a contratar un poco más del 80% de los fondos previstos en el POG. Hasta la fecha de cierre el proyecto pudo recuperar mucho del tiempo perdido implementando la identificación y simplificación de los trámites administrativos más frecuentemente solicitados por la ciudadanía, creando y poniendo en función el sistema informático para la gestión de dichos tramites (SIGTAP), fortaleciendo los recursos humanos de la administración nacional en tema de modernización del estado y finalizando la instalación de la red de CIACs. II. DESCRIPCION DE LA MISIÓN A. Objetivos globales El objetivo global de la misión es evaluar el logro de los objetivos generales y de los objetivos específicos del proyecto. La misión evaluará el desempeño del proyecto en términos de pertinencia, eficacia, eficiencia, impacto esperado y la sostenibilidad. Asimismo, la misión deberá verificar en qué medida los resultados esperados fueron cumplidos. Se requiere también que se dejen recomendaciones para la sustentabilidad de la acción y su sólida vinculación con otras iniciativas en curso o en programación en el sector de la modernización de la administración pública en Paraguay. B. Objetivos específicos 1- evaluar la implementación del proyecto, sobre todo lo relativo a la contribución a los objetivos generales y el cumplimiento de todos los objetivos específicos. 2- evaluar el impacto logrado por parte del proyecto sobre los públicos meta y su efectivo alcance. 3- entregar recomendaciones para la sostenibilidad del proyecto y su vinculación / sinergía con otras iniciativas en curso o en programación en el sector de la modernización de la administración pública en Paraguay. 4- evaluar el funcionamiento del SIGTAP (Sistema Integrado de Gestión de Trámites de la Administración Pública), su alcance (usuarios, accesos, utilización), y la repercusión de la red de CIACs en la capital (compreso el call center) y en el interior del país. En específico: - se requiere que los expertos / as tomen contacto directo (entrevista personal o vía cuestionario, con uno o más representantes) de por lo menos el 40% de los beneficiarios entre los Ministerios involucrados en el proyecto (10 ministerios y 19 entes descentralizados y la Presidencia de la República) para verificar el alcance del proyecto y sus opiniones sobre el impacto del mismo y su sostenibilidad. - se requiere que los expertos / as tomen contacto directo (entrevista personal o vía cuestionario) de por lo menos el 30% de los impulsores de la modernización de la administración pública designados en los Ministerios involucrados, y capacitados por el proyecto, para verificar el alcance del proyecto y sus opiniones sobre el impacto del mismo y su sostenibilidad. - se requiere que los expertos / as visiten por lo menos el 50% de los CIACs en función al momento de la misión con preferencia para los ubicados en el interior del país, para obtener un feedback directo sobre el proyecto con sus funcionarios y administraciones locales involucradas en la acción MAP; asimismo se requiere que se aprecie el conocimiento de los mismo y su utilización por parte de la población. - se requiere que los expertos / as tomen contacto directo (entrevista personal o vía cuestionario) con una muestra significativa de los funcionarios entre las instituciones involucradas en el proyecto (10 ministerios y 19 entes descentralizados y la Presidencia de la República) que han beneficiado de las actividades de intercambio de experiencia para verificar el impacto de estas en su actividad laboral diaria en el marco del proceso de modernización de la administración pública impulsado por el MAP. C. Prestaciones El contrato es a precio global; la misión evaluará la ejecución técnica y financiera del proyecto, sobre la base del Convenio de Financiación, de los Planes Operativos (Global y Anuales), el informe de evaluación intermedio, los addendum al Convenio (y todos otros documentos pertinentes) y sobre todo de las observaciones en el terreno y las entrevistas con los ejecutores y beneficiarios del proyecto. La misión de evaluación debe analizar los siguientes criterios, Pertinencia  La adecuación de los objetivos del proyecto a los problemas que se supone se resolverían y al entorno físico y político en el que se realizó el proyecto. Pertinencia del proyecto, sus objetivos y su estrategia desde el punto de vista de las necesidades y prioridades del grupo meta, el Gobierno de la República del Paraguay y la Comisión Europea. Eficiencia  Evaluar si los resultados esperados fueron realizados a un coste razonable: como los insumos/medios fueron convertidos en resultados.  Realizar la comparación entre los insumos planificados y los utilizados. Eficacia  Los consultores deberán evaluar la contribución de los resultados a la consecución de la finalidad del proyecto.  Analizar si los objetivos específicos fueron alcanzados.  Reseñar las causas de los éxitos o fracasos en los puntos arriba mencionados. Impacto  Examinar el impacto alcanzado o la posibilidad de alcanzar por el proyecto en relación con el objetivo general, incluyendo los factores limitantes enfrentados por el grupo meta, fuera del control del proyecto, pero que pudieron o pueden tener consecuencias negativas importantes a corto o largo plazo. Sostenibilidad  Efectuar la estimación de la probabilidad de mantenimiento de la serie de ventajas derivadas del proyecto, en particular, la continuación de sus actividades y la consecución de resultados, principalmente en lo relativo a los factores de desarrollo del apoyo político, los factores económicos y financieros, los aspectos socioculturales, la cuestión de la igualdad de sexos, la integración de grupos vulnerables, la idoneidad de la tecnología y la capacidad institucional.  Apreciar el grado de compromiso de parte de las instancias involucradas respecto al Proyecto, el consenso respecto a los objetivos y la voluntad efectiva de aportar recursos para la sostenibilidad del mismo.  Comprobar los modelos de intervención en función de su viabilidad y sustentabilidad futura.  Verificar las condiciones que garanticen la continuación de las acciones sin necesidad de nuevos aportes externos.  Apreciar la viabilidad de la acción realizada gracias al financiamiento comunitario, una vez terminado el proyecto.  Un énfasis particular se da a todos los aspectos que tienen que ver con la transferencia de las actividades del proyecto a su contraparte. D. Resultados Esperados Sobre la base de los resultados / informaciones recogidos, la misión emitirá sus conclusiones sobre la ejecución, tomando en cuenta para ello los objetivos indicados en el Convenio de Financiación y explicará en su informe el alcance de la contribución del proyecto a su objetivo general, el alcance de sus objetivos específicos y la sostenibilidad de los resultados y del proyecto en su conjunto. III. PERFIL DE LOS EXPERTOS La Misión estará compuesta por 2 expertos(as), quienes articularán sus trabajos y desarrollarán conjuntamente las actividades previstas para el logro de los objetivos establecidos en estos Términos de Referencia. . Antes de salir del Paraguay, la misión presentará sus conclusiones y recomendaciones preliminares a la Delegación de la CE en Paraguay y al UTMAP. Los perfiles de los(as) expertos(as) son los siguientes: Un Experto(a) de categoría "senior", Experto(a) en Proyectos en el sector público con experiencia en formulación, ejecución y evaluación de proyectos, preferentemente en proyectos ejecutados con el apoyo de la Comisión Europea. Experiencia en el diseño o en la ejecución o en la evaluación de proyectos similares, con énfasis en proyectos de desburocratización / reestructuración y simplificación de tramites administrativos en América Latina, es indispensable, Tendrá que garantizar la calidad y la homogeneidad de los resultados de la misión y mantener tanto las autoridades locales como los servicios de la Comisión Europea constantemente informados sobre los trabajos y el desarrollo de la misma. Un Experto(a) de categoría "junior", Experto(a) socio, con experiencia en América Latina (indispensable) en planificación, ejecución y evaluación de proyectos en el sector público (modernización / simplificación de tramites), con particular enfoque en todos los aspectos técnicos – informáticos (intranet entre Ministerios / paginas Web / seguimiento electrónico de las etapas de los tramites / acceso informático a los tramites por parte de los operadores de la Administración pública y de la ciudadanía, etc.). Se requiere conocimiento avanzado de las herramientas informáticas de CRM (Customer Relationship Management) y BPM (Business Process Management) para poder examinar en detalles el funcionamiento de la estructura informática creada por el proyecto MAP. Otros requisitos para ambos expertos son el manejo de herramientas informáticas y conocimiento de las fases del ciclo del proyecto y del Marco Lógico utilizado por la Comisión Europea. La misión de desarrollará en español, cuyo dominio escrito y oral es imprescindible. No será posible recurrir a servicios de traducción. Los expertos deberán tener el background académico necesario para el buen desarrollo de su misión. Es importante que los expertos dispongan de buena capacidad de comunicación, de aptitud para afrontar situaciones variadas, sensibilidad intercultural, discreción, capacidad de trabajo en equipo y diplomacia para interactuar con los actores de un proyecto que involucra el compromiso de los más altos cargos del Estado. IV. DURACION Y LUGAR DE TRABAJO Tentativamente, la misión dará comienzo el 02 de mayo de 2011 y tendrá una duración de 26 días efectivos de trabajo. El periodo de ejecución de la misión será de 36 días según el siguiente calendario de actividades: • El consultor deberá informar al Gestor del Proyecto en un periodo de 15 días máximo posterior a la firma del contrato por ambas partes, el cronograma de la misión con la fecha de llegada y partida de los expertos.  Viaje lugar de origen – Paraguay (a descontar si el viaje desde origen hasta Asunción es igual o inferior a 7h) : 1 día  Trabajo en Paraguay: 17 días de trabajo incluyendo briefing y debriefing en la Delegacion CE en Asunción.  Viaje Paraguay – lugar de origen ( a descontar si el viaje desde Asunción hasta el destino es igual o superior a 7h): 1 día  Redacción del informe provisional: 5 días (fuera del país de misión)  Plazo para el envío del informe provisional por parte del consultor: 2 semanas.  Comentarios de la Delegación y de las Autoridades locales: 2 semanas.  Redacción del Informe final: 2 días (fuera del país de misión).  Plazo para el envío del Informe Final por parte del consultor: 1 semana. Los Domingos y Sábados no serán contabilizados como días laborales. La misión se realizará bajo la supervisión de la Delegación de la Unión Europea en Paraguay. Una vez llegada a Asunción, la misión preparará un calendario detallado de actividades el cual deberá ser aprobado por la Delegación. Los evaluadores tendrán que trasladarse a la zona dónde se encuentran los CIACs ubicados en el interior del país. V. INFORME DE MISION A. Contenido El producto de la evaluación es un informe cuya estructura debe seguir la presentada en la "Project Evaluation Outline Format" por la Comisión Europea. Además de analizar los puntos mencionados en la sección II, la misión hace una constancia sobre el marco conceptual del proyecto y presenta separadamente las conclusiones y recomendaciones detalladas. El informe de misión comprenderá un resumen ejecutivo (como máximo de 10 páginas), donde se indicarán las principales reflexiones sobre la importancia de la acción y su impacto, las conclusiones y recomendaciones de mayor importancia resultado de la evaluación. El cuerpo del informe desarrollará cada una de las partes del informe relacionadas con la misión, y en una tercera parte, el informe podrá presentar los anexos que se consideren oportunos. B. Idioma, formato y número de ejemplares El informe debe ser entregado en lengua española, en formato impreso y electrónico. Contiene un máximo de 50 páginas, sin contar los posibles anexos. El informe provisional debe ser presentado a la Delegación de la Comisión Europea en Paraguay a más tardar dos semanas después del regreso de la misión. Los comentarios de la DCE y autoridades nacionales serán enviados dentro de 15 días a la empresa que deberá enviar el informe final a más tardar una semana después de haber recibidos los comentarios de la DCE y autoridades locales. El equipo de expertos entregará el informe final en 6 ejemplares en forma impresa (DIN A4) y acompañadas con fichero informático (WORD, EXCEL). Los expertos tomarán las medidas necesarias para que los ficheros informáticos no contengan ningún virus. VI INFORMACIONES ADMINISTRATIVAS A. Metodología de Trabajo La evaluación se realizará mediante una misión en Paraguay y un periodo de análisis y redacción de informe en Europa. La evaluación tendrá un enfoque participativo e incluirá visitas en Asunción y en el interior a los beneficiarios y autoridades competentes. Deberán examinar entre otros, los siguientes documentos disponibles en la sede de la UTMAP y/o en la Delegación de la Comisión Europea en Paraguay: - Convenio de Financiación y Addendas. - Plan Operativo Global (POG) y Planes Operativos Anuales aprobados (POAs). - Informes POAs de la UG. - Informes de los contratos de servicios suscritos por parte del proyecto - Informes operativos de la ATI. - Informe de evaluación de medio termino. - Otros materiales y documentación disponibles en la UTMAP / Delegación. La metodología de trabajo consistirá principalmente en: - Recoger las opiniones y recomendaciones de las varias partes involucradas en el proyecto, al respecto de todos los aspectos previstos en las tareas de la misión: Delegación, UTMAP, Dirección y personal de la Unidad de Gestión, , beneficiarios, interlocutores externos al proyecto (sociedad civil y empresas), interlocutores de las empresas adjudicatarias de las licitaciones (si posible), interlocutores de otras agencias internacionales activas en el mismo sector de modernización del estado, la consultora responsable del servicio de ATI, y esto a través de entrevistas o cuestionarios, y sobre la base de los documentos existentes; - Sintetizar las observaciones recogidas, tan consensualmente como sea posible; - Formular las recomendaciones pertinentes. La lengua del contrato es el castellano Los costos siguientes son previstos en la parte reembolsables: • Viajes internacionales y dentro del país de la asignación. • Per diem, incluye pernocte, transporte dentro de la ciudad (taxi, alquiler de vehículo, transporte público), comidas. | ||
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